סריקת מסמכים באתר הלקוח - כיצד? 

ארגון הזקוק לשירותי סריקת מסמכים נדרש לסוגיה היכן הוא מעדיף שתתבצע העבודה - האם במשרדי הארגון או שמא חברת הסריקה תעמיס אתהמסמכים ותסרוק אותם בלשכת הסריקה שלה.

קיימות מספר חברות המספקות שירותי סריקה באתר הלקוח. חברות אלה מגיעות לאתר הלקוח עם סורק מסמכים מתאים ומחשב נייד המצוייד בתוכנה מתאימה והן מכינות את כל המסמכים אותם תרצו לסרוק. שירותי סריקת מסמכים באתר הלקוח מחייבת הכנת מקום מתאים במשרדי הארגון. יש לפנות פינה עם שולחן גדול עליו יונחו המסמכים הנדרשים לסריקה, סורק המסמכים והמחשב הנייד.
  
אם יש לכם כמות גדולה של קלסרים לסריקה, רכזו אותם בקרטונים וכתבו על כל קרטון מה הוא מכיל.
חשוב שתגדירו מראש לחברת הסריקה מה הפורמט הרצוי של הקבצים שיתקבלו מתהליך הסריקה, באיזו רזולוציה תרצו שהסריקה תתבצע, האם תרצו לבצע תהליך זיהוי טקסט על המסמכים וכו'. סכמו מראש את מחיר שירות הסריקה באתר הלקוח עם החברה.
  
בדרך כלל הגעה לאתר הלקוח ומתן שירותי סריקה במשרדו שונים במחיר מאשר סריקת מסמכים בלשכת הסריקה של ספק השירות.
מצד שני זכרו שאינכם צריכים לשנע את הקלסרים מחוץ למשרד ואתם מקטינים מאוד את הסיכון לדליפת מידע בעקבות הוצאת המסמכים מחוץ למשרד.

כמובן שכל ארגון יכול לסרוק את מסמכיו באמצעות עובדי הארגון. איך עושים זאת? התהליך פשוט. ישנם מספר פתרונות של סריקת וניהול מסמכים. הדרך הקלה והזולה ביותר היא רכישת סורק ארכיון מהיר ומודרני, תוכנת ניהול מסמכים (קיימות בשוק גם תוכנות ניהול מסמכים חינם. חשוב שתבדקו כמה מסמכים ניתן לנהל בהם) ולהתחיל לבצע תהליך סריקת מסמכים של כל הקלסרים בארגון. 
  
במידה והצטיידתם בתוכנת סריקת מסמכים מודרנית, היא כבר תיתן שם לכל מסמך סרוק. כעת, לכל מסמך סרוק יש שם והוא מתוייק בתיקייה מתאימה. בצעו גיבוי של המסמכים הסרוקים ובמקביל, אחסנו את מסמכי הנייר במקום מבטחים, על כל צרה שלא תבוא.   

אם אתם רוצים לעשות צעד נוסף קדימה, עליכם לבצע מפתוח, תהליך המאפשר זיהוי השדות במסמכים שסרקתם. תהליך זה מתאים לסריקת מסמכים שלהם שדות קבועים אותם תרצו לזהות. וכמובן, לבצע OCR (זיהוי טקסט) על המסמכים. ביצוע OCR על המסמכים הופך את המסמך מתמונה חסרת שכבות למסמך בר עריכה שניתן לזהות בו את הטקסטים. מסמך כזה ניתן למצוא בקלות במערכת ניהול מסמכים.